Rapport de stage en office notarial.
Alban VIAL
Rapport de stage en office notarial
(2 Avril 2012 au 31 Mai 2012)
Remerciements.
En premier lieu, je tiens à remercier Maître Bernard Chazottes-Leconte, qui m’a accueilli dans l’étude dans laquelle il est Notaire associé. Grâce à lui, j’ai pu effectuer ce stage, qui sera un avantage indiscutable pour la réalisation de mon projet professionnel.
Mes remerciements vont ensuite à Madame Chazottes-Leconte, dont le professionnalisme et la rigueur ne pouvaient être que bénéfiques pour un stagiaire, et qui m’a fait découvrir la pratique de la profession de Notaire.
Je souhaite aussi remercier Monsieur François Michel, Notaire-assistant qui m’a fait partager son expérience quant à ses études. Il m’a fait découvrir différents aspects de la profession au travers de diverses missions et en répondant à mes questions.
Enfin, je remercie Madame Janela, standardiste et collaboratrice de l’étude, pour m’avoir très bien accueilli dès les premiers jours du stage et pour avoir été présente chaque fois que j’en ai eu besoin.
Je remercie vivement chacun d’eux pour leur sympathie à mon égard, j’ai apprécié que, malgré un travail et un emploi du temps très prenants, ils m’aient accordé toute l’attention nécessaire pour me permettre d’effectuer un stage extrêmement enrichissant.
Introduction
L’université de droit est une formation riche et exigeante, mais longue et théorique. Ce cursus n’impose aucune expérience pratique avant la fin du Master 2.
Lors de mes premières années de droit, le monde professionnel me semblait loin. Cependant, les années passant, je me suis spécialisé en droit privé, puis en droit notarial. La nécessité d’effectuer un stage afin d’avoir une première approche du monde du travail me paraissait de plus en plus importante. J’estime en effet qu’il est primordial pour un étudiant d’avoir eu une première approche de la profession de Notaire avant de prétendre au stage de fin de Master 2 et des deux dernières années du diplôme supérieur du notariat ou du CFPN. Le fait de suivre un tel stage est une véritable formation et une garantie pour moi-même et pour l’office notarial qui m’accueillera lors de mes deux dernières années, d’une plus grande compétence et d’une efficacité dès le début de ce stage de deux années. Travailler au sein d’un office notarial nécessite, une organisation, une rigueur et une technique professionnelle particulières qui ne peuvent s’apprendre nulle part ailleurs qu’en y étant directement confronté.
Ce rapport de stage n’a pas la prétention de décrire le quotidien d’un Notaire mais plutôt de retracer les expériences que j’ai vécues, d’évoquer les taches que j’ai effectuées et ce que j’en ai retenu.
Mes démarches pour effectuer ce stage
Comme je l’ai évoqué précédemment, le fait d’effectuer un stage en fin de master I me paraissait être une excellente chose. J’ai décidé de contacter l’office notarial du village dans lequel j’habite. Travailler dans cette étude me paraissait être une idée intéressante et me permettait d’une certaine façon d’être impliqué dans la vie de ce village.
J’ai donc envoyé CV et lettre de motivation. J’ai eu la chance de rencontrer Maître Chazottes-Leconte avant sa journée de travail, pour lui parler de mon envie d’effectuer un stage dans son étude. Il m’a donné rendez-vous afin de pouvoir me connaitre. J’ai préparé cet entretien sérieusement, comme s’il s’agissait d’un véritable entretien d’embauche, ce qui m’a permis d’avoir un aperçu et un entrainement pour un véritable recrutement. Le rendez-vous avec le Notaire s’est très bien passé, nous avons discuté de façon détendue, leur but n’étant a priori pas de tester un stagiaire comme ils auraient éventuellement pu le faire avec une personne postulant vraiment pour un poste. Nous avons convenu des jours et des horaires de mon stage. Le Notaire et son épouse ont été très souples afin me laisser planifier un emploi du temps qui me permettrait de combiner le stage avec mes études. A la fin de cet entretien j’ai ensuite remis une fiche de demande de stage au Notaire, afin que l’université valide cette demande. Suite à cette validation j’ai obtenu mes conventions de stage que j’ai remplies et faites signer par le Notaire.
Mes démarches se sont finalement avérées assez simples puisque l’étude que j’avais choisie en priorité a répondu de façon positive à ma demande. Si tel n’avais pas été le cas, j’étais, de toute façon, déterminé à effectuer un stage, j’aurais donc tout mis en œuvre pour atteindre cet objectif.
Tout s’est donc bien passé y compris les modalités de mon stage. Maitre Chazottes-Leconte m’a accordé une période de deux mois avec 3 jours par semaine, ce qui m’a laissé le temps d’avoir un bon aperçu de la profession.
Organisation de l’étude.
L’étude de Maître CHAZOTTES-LECONTE et de ses associés emploie une trentaine de salariés, les bureaux principaux se trouvant à Saint-Etienne et le bureau annexe à Genilac.
Dans l’étude de Genilac travaillent une standardiste-collaboratrice, Mme Chazottes-Leconte, le Notaire-assistant, et le Notaire qui alterne entre les bureaux de Saint-Etienne et Genilac.
Les bureaux de Genilac reçoivent bien sûr des dossiers concernant des clients locaux mais aussi des dossiers en provenance des bureaux de Saint-Etienne afin de les désengorger.
Mon intégration dans l’étude
Dès mon arrivé j’ai été très bien reçu par la secrétaire qui m’a conduit jusqu’à mon bureau.
Dès le début du stage j’ai donc bénéficié d’une certaine autonomie, j’ai eu la possibilité de travailler seul, d’utiliser et découvrir les logiciels tels que Genapi utilisés dans les offices au quotidien.
Bien entendu, autonomie ne rime pas avec solitude, j’ai toujours été assisté dès que j’en ai eu le besoin et mes questions ne sont jamais restées sans réponse.
Je présenterai ce rapport en deux parties principales, la première décrivant les taches que j’ai effectuées et la deuxième évoquant les enseignements que j’en ai retiré.
I- Les taches effectuées
Ouverture d’un dossier de succession.
Dès mon arrivée dans l’étude, j’ai été pris en charge par Madame Chazottes-Leconte qui m’a expliqué comment ouvrir un dossier de succession à l’aide du logiciel Genapi. Ce logiciel permet d’organiser les dossiers informatiques de l’étude et les informations concernant les clients. Les informations enregistrées dans le logiciel (concernant les états-civils des clients ou autres renseignements) peuvent être réutilisées et automatiquement insérées dans des courriers ou des actes tels que les compromis ou les actes de ventes. Bien sur, l’ordinateur ne remplace pas l’homme, qui doit se servir de ses connaissances afin d’insérer les clauses qu’il jugera nécessaire.
La première étape lors de l’ouverture d’un dossier est de rassembler un maximum d’informations quant à l’état civil des personnes à faire figurer dans les actes. En effet, chaque client est mentionné en tête des actes et chaque description doit être rigoureuse. Par exemple, dans un dossier de succession, il conviendra de rassembler les informations concernant le défunt mais aussi celles de son conjoint survivant, de ses enfants, de ses éventuels légataires, etc. afin de pouvoir obtenir une dévolution successorale claire et rigoureuse.
Par conséquent, à l’aide du logiciel Génapi, les Notaires et collaborateurs créent et envoient des courriers en mairie afin d’obtenir les pièces dont ils ont besoin.
Le rôle de l’office notarial ne consiste pas seulement à organiser une dévolution successorale et partager le patrimoine du défunt entre les héritiers, il doit également solder la succession. C’est-à-dire que les collaborateurs vont devoir vérifier auprès de différents organismes (Banques, mutuelles, maisons de retraites, conseil général, etc.) si le défunt était créancier ou débiteur de certaines sommes d’argent. Si tel est le cas, l’office se chargera de réclamer les sommes dues par telle ou telle partie afin de régler les comptes de la succession. Parfois les sommes revenant à la succession sont trop faibles pour pouvoir satisfaire tous les créanciers, dans ce cas les héritiers peuvent renoncer à la succession en remplissant un formulaire de renonciation à la succession. J’ai eu l’occasion de m’en occuper moi-même. La déclaration est ensuite envoyée au tribunal de grande instance afin d’enregistrer cette déclaration.
Actes pouvant figurer dans un dossier de succession :
Acte de notoriété :
La notoriété est un acte rédigé par le collaborateur dans lequel figurent les héritiers du défunt. Une dévolution successorale est présentée et les héritiers déclarent être bien héritiers de la personne décédée. J’ai rédigé moi-même plusieurs actes de notoriété. Il convient d’obtenir certains renseignements au préalable, notamment savoir si le défunt avait fait une disposition de dernière volonté en consultant le fichier des dispositions de dernières volontés. La notoriété permet donc de connaitre les héritiers du défunt et de savoir dans quelle proportion ils héritent.
Autres actes pouvant être rédigés dans un dossier de succession :
J’ai eu l’occasion, de rédiger d’autres actes, qui peuvent éventuellement figurer dans un dossier de succession, tels que des procurations, notamment pour représenter un héritier qui ne pourrait pas être présent pour la signature de la notoriété.
Ouverture d’un dossier de vente.
L’ouverture d’un dossier de vente est sensiblement similaire à celle d’un dossier de succession en ce que les états civils des personnes concernées par le dossier sont nécéssaires aussi. Des fiches de renseignements sont aussi à remplir concernant le bien faisant l’objet de la vente.
J’ai eu la possibilité d’ouvrir également des dossiers de vente et j’ai pu entamer la rédaction de certains actes comme des compromis de vente ou des actes de vente.
Pour illustration, je vais décrire les traits et éléments principaux constituant la trame d’un compromis de vente en me basant sur un compromis sur lequel j’ai travaillé :
La rédaction des actes est toujours facilitée par le logiciel Génapi qui permet à l’aide d’une trame de choisir les éléments qui composeront l’acte, mais cela ne dispense pas de rechercher toutes les informations pouvant être utiles à la rédaction du compromis. Ainsi, il faudra indiquer si les parties disposent bien de leur pleine capacité pour l’exécution des engagements qu’elles prennent en s’engageant dans un tel compromis. Le bien objet du compromis de vente devra être désigné, c’est-à-dire que sa nature devra être précisée (maison d’habitation, parcelle de terrain, etc.). Toute autre information concernant le bien devra être mentionnée notamment sa numérotation cadastrale et s’il existe des servitudes (servitudes de vue, de passage, de canalisation, etc.). Il conviendra ensuite d’insérer un paragraphe concernant l’effet relatif. Cette mention peut paraître abstraite mais elle est en réalité essentielle puisqu’elle indique la publicité foncière du bien, elle permet donc de connaitre l’origine de propriété du bien et par conséquent de rendre légitime la vente de ce bien. Par exemple, si le bien a été reçu par le propriétaire lors d’une donation, le paragraphe sur l’effet relatif devra mentionner quel est le Notaire qui a reçu l’acte, à quelle date et auprès de quel bureau des hypothèques cet acte a été publié.
Bien entendu le compromis doit indiquer quel sera le prix de vente au cas où elle se réaliserait. Ceci est à mettre au conditionnel puisque suivent dans le compromis des conditions suspensives qui, si elles ne se réalisent pas, empêchent la réalisation de la vente. De manière générale, les cas qui pourraient entrainer cela, sont la non-obtention d’un financement ou d’un permis de construire par l’acquéreur. Concernant le financement, il s’agira le plus souvent d’une condition suspensive d’obtention de prêt ou bien parfois de la vente d’un bien immobilier par l’acquéreur.
Un dossier de diagnostique technique ainsi qu’un état des risques naturels doivent aussi figurer dans le compromis. Le diagnostic technique renseigne l’acquéreur sur la conformité ou non du bien aux réglementations sur l’amiante, le plomb, l’installation de l’électricité ou du gaz etc. L’état des risques naturels consiste à avertir l’acquéreur si le bien qu’il s’apprête à acheter se trouve dans une zone à risque. Ces zones sont définies par les services de l’Etat dans un plan de prévention des risques technologiques et des risques naturels prévisibles. Si le bien se situe dans une telle zone, l’acquéreur, en signant le compromis, reconnait être informé que les droits de construire attachés aux immeubles situés dans ces zones peuvent être anéantis par des arrêtés communaux.
Le compromis se termine par des paragraphes qui font mentions de certaines informations d’ordre légal comme la possibilité pour l’acquéreur de choisir, en cas de sinistre pendant la validité du compromis, de maintenir son acquisition et de percevoir les indemnités d’assurance ou bien de renoncer à la vente. Le compromis évoque également le cas du décès du vendeur dont les ayants-droits seront tenus par le contenu du compromis alors que dans le cas du décès de l’acquéreur le compromis sera caduc. Enfin, la faculté de rétractation prévue par la loi SRU (codifiée à l’article L 271-1 du code de commerce et de l’habitation) est notifiée lorsque le bien est à usage d’habitation et lorsque l’acquéreur n’est pas un professionnel de l’immobilier. Le compromis se termine par la signature des vendeurs et acquéreurs.
L’acte de vente :
Je me permettrai d’être bref quant à l’acte de vente puisque j’ai davantage travaillé sur des compromis et que les actes de vente reprennent, pour l’essentiel, le contenu des compromis de vente. L’acte de vente est donc un acte authentique qui reprend les conditions essentielles de la vente. Chaque partie peut se faire assister de son Notaire au moment de la signature de l’acte. La signature est précédée par la lecture des points principaux de l’acte et vaut transfert de propriété. L’acquéreur devra en retour payer le prix de vente au vendeur. Par la suite le Notaire devra publier l’acte de vente au bureau des hypothèques afin de pouvoir remettre le titre de propriété à l’acquéreur.
Avenant :
Les avenants à des compromis que j’ai rédigés consistaient à proroger la date butoir d’obtention des prêts. C’est d’ailleurs avec ces actes que j’ai commencé à utiliser Genapi, puisqu’il s’agit d’un acte simplifié dans lequel le bien est désigné à la manière du compromis ainsi que les conditions suspensives. Les nouvelles conditions suspensives sont ensuite mentionnées et les parties à l’acte doivent signer cet avenant. J’ai eu l’occasion pour plusieurs de ces avenants, de convoquer moi-même les clients afin de répondre à leurs questions par rapport à ce nouvel acte et aux nouvelles conditions.
Les mainlevées :
Lorsque le Notaire traite un dossier de vente d’un bien immobilier, il doit s’assurer que le bien qui fera l’objet de la vente ne soit pas grevé d’une hypothèque conventionnelle, ceci pour assurer une sécurité à l’acquéreur. En effet, lorsqu’un bien est grevé d’une telle hypothèque, même s’il change de propriétaire, si le vendeur ne rembourse pas les échéances du prêt garanti par le bien, le banquier pourra le vendre quand même. J’ai pu moi-même être au cœur de ces procédures, envoyer des courriers aux banques afin de leur demander pouvoir de les représenter à l’acte de mainlevée. Par la suite, j’ai rédigé des actes contenant mainlevée. L’acte de mainlevée est donc un acte authentique certifiant l’accord du créancier de radier l’inscription d’une hypothèque conventionnelle.
Liquidation de régimes matrimoniaux-aperçus liquidatifs.
J’ai également dressé des aperçus liquidatifs de régimes matrimoniaux, et la différence entre la théorie et la pratique est également très intéressante. Les difficultés ne se situent pas au même niveau. Un cas pratique universitaire présente tous les biens à étudier, la difficulté sera donc d’ordre théorique et il faudra faire appel à des connaissances précise. En pratique, en plus d’avoir à faire appel à des connaissances, il faut commencer par savoir quels biens sont à étudier. Il faudra donc prendre contact avec les époux afin que le Notaire dresse un procès-verbal dans lequel chacun des époux déclarera selon lui quels sont les biens lui appartenant, lesquels appartiennent à son conjoint et lesquels appartiennent à la communauté. Le Notaire ou le collaborateur devra également réunir toute autre information pouvant aider à la reconstitution du patrimoine des époux, par exemple en analysant des factures d’achat pour savoir si le bien a été acheté avec des fonds commun ou propres et à quelle date il a été acheté. Les factures vont aussi servir à savoir si la communauté ou l’un des époux sont débiteur à l’égard d’un créancier. Une fois ces éléments réunis, il sera possible de dresser un aperçu liquidatif à l’aide des connaissances du juriste.
J’ai trouvé ce travail de recherche et d’analyse de ces éléments qui précède la rédaction de l’aperçu liquidatif particulièrement intéressant.
Ce que nous apprenons de manière théorique prend tout son sens dans ces situations.
Remplacement de la standardiste.
Lors d’une d’absence de la standardiste, j’ai pu la remplacer le temps de deux journées. J’ai apprécié le fait d’être directement en contact avec les clients, de pouvoir les renseigner. Occuper ce poste nécessite une bonne organisation afin de pouvoir prendre en note chaque appel, chaque demande des clients. L’aspect communicatif ne se limite pas aux clients puisque le rôle de la standardiste est aussi de mettre en relation les membres du bureau annexe de GENILAC avec ceux des bureaux de SAINT-ETIENNE ou bien de répondre directement à leurs questions. J’ai été amené lors de cette journée à faire certaines recherches pour le compte d’une collaboratrice travaillant dans les bureaux de SAINT-ETIENNE.
Classement des actes.
Maître CHAZOTTES-LECONTE a repris assez récemment la suite de son prédécesseur, qui occupait lui-même les bureaux de GENILAC. Il a donc réorganisé certaines choses (dossiers, archives, minutes). J’ai donc procédé à un rangement et un classement en notant chaque minute afin d’avoir plus de facilité pour les personnes de l’étude à retrouver tout ce que j’ai classé et afin d’éviter toute erreur de ma part. J’ai passé 3 journées à effectuer ce classement, et même si la tâche n’est pas des plus passionnantes, elle est nécessaire à la bonne organisation de l’étude, puisque les collaborateurs ont sans cesse besoin de faire des recherches dans des minutes anciennes datant d’avant les débuts des archivages informatiques. Pour l’exemple, j’ai moi-même eu besoin de faire des recherches approfondies dans les minutes afin de rechercher des origines de propriété de parcelles de terrains.
II- Les enseignements retirés
L’organisation et la rigueur.
Le travail du Notaire ainsi que de ses collaborateurs nécessite une extrême rigueur et une grande organisation. Et ceci pour plusieurs raisons : les études de Notaires ont obligatoirement en leur possession un grand nombre de documents sous forme de pages imprimées. Sans organisation le travail dans de bonnes conditions serait impossible. La condition essentielle réside sans doute dans le fait que la perte de certains documents, notamment certains documents authentiques comme les testaments, les actes de ventes, aurait des conséquences beaucoup trop graves pour se permettre de ne pas adopter un maximum de rigueur.
Les compétences du Notaire.
Le Notaire, en tant qu’officier public, doit respecter une déontologie. Il doit tout d’abord, par son comportement, donner la meilleure image possible de la profession. Il doit également, comme tout professionnel du droit, se tenir au courant des évolutions du droit. Le Notaire doit être complètement loyal envers sa clientèle, ce qui signifie de conseiller le client de manière objective, d’éviter les actes inutiles. Le fait de conserver les minutes et de les garder à disposition des clients fait aussi partie de ce devoir de loyauté. Bien entendu, le respect du secret professionnel doit aussi être au cœur de la déontologie du Notaire.
Rajoutons que le Notaire est, pourrait-on dire, un généraliste du droit, c’est-à-dire que ses connaissances doivent s’étendre à l’ensemble des domaines du droit. Il doit être capable de conseiller ses clients en matière de droit des successions, de droit des biens, des libéralités, de droit immobilier, etc.
Difficultés rencontrées
Les difficultés que j’ai pu rencontrer se situent essentiellement au niveau de la rigueur de la présentation et des formulations propres au notariat. Après quelques jours de pratiques, ces difficultés se sont estompées petit à petit.
Les rédactions d’actes ne sont pas forcément toujours aisées pour quelqu’un qui n’a jamais eu l’occasion d’en faire. Il faut savoir quelle clause insérer en fonction de quelle situation.
Je n’ai pas vraiment rencontré d’autres difficultés particulières grâce à l’assistance des autres membres de l’étude.
Ressentis personnels et évolution.
J’ai apprécié l’ambiance générale de l’étude. J’ai eu la chance de travailler avec des personnes jeunes et dynamiques, qui m’ont donné une très bonne image de la profession.
Concernant le rapport avec les clients, j’ai eu l’occasion de passer des appels téléphoniques pour différentes raisons, pour apporter des explications à certains clients ou bien pour demander certains renseignements à des professionnels, par exemple des banques.
J’ai ressenti une véritable évolution durant ces deux mois de stage. Lors des premiers jours, je n’étais pas habitué à certaines exigences, à certaines rigueurs propres au notariat, notamment quant à la formulation et à la présentation des actes et des courriers. Certaines formules ne sont pas courantes mais ces difficultés se sont rapidement effacées.
J’ai aussi ressenti une évolution quant à la nature des missions qui m’ont été confiées, les premiers jours mes prises d’initiatives étaient limitées, je suivais les instructions que l’on me donnait, par exemple de rédiger un courrier à adresser à tel ou tel organisme, dans le cadre d’un dossier de succession déjà ouvert. Mais au fil des jours, j’ai pu ouvrir moi-même des dossiers et de déterminer moi-même à quels organismes, quelles mairies, quelles personnes envoyer des courriers et prendre l’initiative d’entamer la rédaction d’un acte, par exemple un acte de notoriété dans le cadre d’une succession.
Confrontation de la pratique et de la théorie.
Pour la première fois, j’ai pu assister à la pratique du droit. Comme je l’ai dit précédemment, beaucoup de chose s’apprennent en pratiquant la profession, mais de bons acquis théoriques sont essentiels. Lorsque j’ai assisté à des rendez-vous avec des clients, j’ai pu me rendre compte que le Notaire abordait de nombreuses notions théorique que je connaissais, telles que la copropriété, la loi SRU concernant le délai de rétractation de 7 jours, etc.
J’ai également travaillé sur un acte contenant prêt. Cet acte contenait des notions de droit des suretés (cautionnement, hypothèque conventionnelles, etc.)
Je retiens de cela que la pratique fait appel à toutes les connaissances théoriques réunies, les matières ne sont pas clairement délimitées comme nous les étudions à l’université. Les praticiens doivent être capables de faire appel à toutes leurs connaissances et de les synthétiser.
Ma fin de stage
Lors de ma dernière journée de stage, j’ai vu Maître CHAZOTTES-LECONTE et son épouse avec qui nous avons discuté du déroulement de mon stage, j’en ai profité pour leur poser quelques dernières questions. Je les ai remerciés de m’avoir accueilli en leur étude et j’ai fait de même avec les autres personnes avec qui j’ai travaillé, puis j’ai pris congé.
Conclusion
Lorsque j’ai commencé ce stage, je me suis fixé trois objectifs. Le premier étant d’apprendre, de voir et de faire le plus de choses possibles afin de me donner une première formation à la profession. Je peux dire que j’ai tout fait pour atteindre cet objectif et je pense que grâce à cette volonté d’y parvenir et grâce aux personnes qui m’ont accompagné tout au long de ce stage, j’ai atteint cet objectif. Mon deuxième objectif était de ne pas faire perdre de temps ni de porter préjudice au travail du Notaire et de ses collaborateurs. Je pense que, malgré une nécessaire phase d’apprentissage et quelques erreurs au début, ce deuxième objectif a été respecté lui aussi. Enfin, mon troisième objectif était de contribuer le mieux possible au fonctionnement de l’étude et d’être utile. Une façon pour moi d’une part de leur montrer ma reconnaissance de m’avoir accueilli pendant deux mois, mais aussi de me prouver à moi-même que je pouvais être fait pour cette profession. Je pense avoir atteint ce but également puisque j’ai ressenti une nette évolution entre le début et la fin du stage, au départ la prise d’initiative était limitée, mais à la fin du stage, j’avais la possibilité d’ouvrir moi-même des dossiers, de décider des courriers à envoyer et des actes à rédiger et je me plaisais à penser que le collaborateur qui allait ouvrir le dossier après moi, allait gagner du temps en trouvant des choses déjà faites.
En tout état de cause, j’ai fait mon maximum pour les personnes qui m’ont accueilli et très bien encadré.
Ce stage m’a permis de retirer le plus d’enseignements possibles et de me conforter dans le choix que j’ai fait d’exercer cette profession.